ZNAMY TE SYTUACJE
Znamy te sytuacje i wiemy, jak je rozplątać.
Poniżej zdania, które słyszymy od firm najczęściej, i to, co w takiej sytuacji robimy.
Wszystko mamy w Excelach i mailach, nikt nie wie, gdzie jest aktualna wersja.
Zaczynamy od jednego miejsca, w którym dane żyją naprawdę. Ustalamy, który system jest źródłem prawdy dla klientów, zleceń i dokumentów, a pozostałe narzędzia zaczynają z niego korzystać. Arkusze zostają tam, gdzie faktycznie się przydają.
Niech pani Basia nie wpisuje już danych ręcznie do trzech programów.
To najczęstszy powód, dla którego firmy sięgają po automatyzację. Sprawdzamy, skąd dane przychodzą i gdzie muszą trafić, a potem przenosimy to przepisywanie do integracji. Człowiek zostaje przy decyzjach, nie przy przeklejaniu.
Połączcie serwis z opiekunem klienta, żeby każdy widział to samo.
Łączymy narzędzia, których firma już używa, zamiast wymieniać je na nowe. Serwis, sprzedaż i obsługa mogą pracować na wspólnym zestawie informacji o kliencie i historii zleceń.
Wystawianie faktur i zgodność z KSeF zjadają nam mnóstwo czasu.
Fakturowanie da się w dużej części zautomatyzować. Dane z zamówień i zleceń mogą trafiać do systemu księgowego bez ręcznego przepisywania, a obieg dokumentów przygotowujemy tak, żeby był zgodny z wymogami KSeF.
Ekipy w terenie raportują na kartkach i przez telefon, nic się nie zgadza.
Raport z terenu może powstawać na telefonie w kilka chwil. Przygotowujemy prosty formularz albo widok zlecenia, z którego korzysta ekipa, a biuro widzi status i zdjęcia bez telefonowania.
Dostajemy w kółko te same pytania od klientów i nie wyrabiamy.
Powtarzalne pytania można obsłużyć bez zajmowania czasu zespołu. Część z nich rozwiązuje dobrze ułożona treść na stronie, część automatyczne odpowiedzi, a najtrudniejsze trafiają do człowieka z gotowym kontekstem.
CO MOŻEMY ZROBIĆ
01
Automatyzacja procesów
Najpierw sprawdzamy, co w firmie wykonywane jest ręcznie i ile czasu na to idzie: przepisywanie danych między narzędziami, przygotowywanie raportów, przypomnienia, wysyłanie tych samych wiadomości. Potem przenosimy te czynności do systemu, który wykonuje je bez udziału człowieka.
Efekt: zespół przestaje pilnować powtarzalnych zadań i wraca do pracy, która wymaga decyzji.
02
Integracja systemów
Łączymy narzędzia, których firma już używa, zamiast wymieniać je na nowe. Sklep, system magazynowy, program księgowy, formularz na stronie i skrzynka mogą wymieniać dane między sobą, więc ta sama informacja nie jest wpisywana dwa razy.
Efekt: dane zgadzają się w każdym narzędziu, a nikt nie musi ich przenosić ręcznie.
03
Sztuczna inteligencja w firmie
Zaczynamy od sprawdzenia, czy sztuczna inteligencja jest w danym przypadku w ogóle potrzebna. Czasem wystarczy prosta automatyzacja albo lepiej ułożony proces, i wtedy tak mówimy. Gdy ma sens, wykorzystujemy ją do analizy dokumentów, obsługi powtarzalnych pytań i przygotowywania treści.
Efekt: technologia rozwiązuje konkretny problem, a nie pojawia się w firmie, bo jest modna.
04
Oprogramowanie na zamówienie
Gotowe narzędzia bywają za ciasne albo za szerokie: brakuje jednej funkcji, a płaci się za dziesięć niepotrzebnych. W takich sytuacjach projektujemy narzędzie wokół procesu firmy, od panelu dla zespołu po aplikację dla klientów.
Efekt: system pracuje tak, jak działa firma, a nie odwrotnie.
NASZE OPROGRAMOWANIE
Finito Pro, nasze własne oprogramowanie dla małych firm
Zgłoszenia, projekty, terminy, oferty i dokumenty trafiają do jednego panelu, zamiast rozjeżdżać się między arkuszem, skrzynką i zeszytem. Widzisz, co czeka, co trwa i co jest gotowe do rozliczenia.
Narzędzie łączy się ze stroną, więc zapytanie z formularza od razu trafia tam, gdzie trzeba, bez przepisywania z maila.
Zobacz Finito ProProjekty i zlecenia
Zlecenia na tablicy z etapami, terminami i osobą odpowiedzialną.
Zgłoszenia z formularza
Zapytanie ze strony ląduje na liście zadań, nie w skrzynce.
Terminy i przypomnienia
Obłożenie tygodnia na jednym ekranie i rezerwacja terminu przez klienta.
Oferty i dokumenty
Wycena i podsumowanie zlecenia z jednego szablonu, w Twojej identyfikacji.
PROGRAM TESTERÓW
Twoja firma testuje Finito. My tworzymy dla Ciebie stronę.
6 miesięcy testowania Finito w codziennej pracy. W zamian projektujemy i tworzymy dla Twojej firmy indywidualną stronę internetową bez standardowego kosztu realizacji. Przez pierwsze 12 miesięcy od uruchomienia strony utrzymanie kosztuje 50 zł netto miesięcznie. Po tym okresie obowiązuje standardowa stawka Octo Labs: 170 zł netto miesięcznie.
Najpierw przygotowujemy indywidualny projekt Twojej strony. Dopiero kiedy go zaakceptujesz, rozpoczyna się 6-miesięczny program testów Finito. Potrzebujemy firm, które nie tylko będą korzystać z Finito, ale czasem spróbują je zepsuć.
To nie jest gotowy szablon. Projektujemy ją tak samo starannie jak każdą inną stronę, indywidualnie pod Twoją firmę, a wdrażamy dopiero wtedy, gdy zaakceptujesz projekt.
Zarejestruj się jako testerPYTANIA I ODPOWIEDZI
Zanim zaczniesz porządkowanie
Kolejność działań opisaliśmy w przewodniku digitalizacja firmy w 5 krokach, a wybór pierwszego procesu w tekście o automatyzacji procesów biznesowych.
Od czego zacząć digitalizację małej firmy?
expand_moreCzy automatyzacja opłaca się przy kilku osobach w zespole?
expand_moreCzy sztuczna inteligencja jest potrzebna w mojej firmie?
expand_moreCzym różni się gotowy system od oprogramowania na zamówienie?
expand_moreCo z KSeF i fakturami?
expand_moreCzy trzeba wymieniać wszystkie narzędzia naraz?
expand_moreOpowiedz, co Cię spowalnia
Nie musisz wiedzieć, jakiej technologii potrzebujesz. Wystarczy, że opowiesz, co zabiera Wam najwięcej czasu.
POROZMAWIAJMY